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  DECRETO 1122 DE 1999

(junio 26)

Diario Oficial No. 43.622, del 29 de junio de 1999

MINISTERIO DEL INTERIOR

<NOTA DE VIGENCIA: Decreto declarado INEXEQUIBLE>.

Por el cual se dictan normas para suprimir trámites, facilitar la actividad de los ciudadanos, contribuir a la eficiencia y eficacia de la Administración Pública y fortalecer el principio de la buena fe.

Resumen de Notas de Vigencia

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas por el numeral 4o. del artículo 120 de la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998,

CONSIDERANDO:

Que existen regulaciones de carácter general, así como trámites y procedimientos innecesarios que atentan contra el propósito de racionalizar el aparato estatal, garantizar la eficiencia y la eficacia de la función administrativa y la reducción del gasto público;

Que la ineficacia e ineficiencia de la función administrativa esconden la corrupción y la venalidad, ofenden la dignidad del ciudadano y cuestionan la legitimidad de la Administración Pública;

Que algunos de los trámites y procedimientos eliminados por el decreto 2150 de 1995 han sido revividos mediante la utilización de subterfugios procedimentales, y que otros fueron creados con posterioridad a la expedición del mismo;

Que la modernización de la Administración Pública requiere devolverle su majestad y al ciudadano su confianza en ella;

Que mediante el artículo 120 numeral 4 de la Ley 489 de 1998 el Congreso de la República revistió al Presidente de la República de precisas facultades extraordinarias para "suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública";

Que el parágrafo primero del artículo 120 de la Ley 489 de 1998 establece que las facultades extraordinarias concedidas por dicho artículo se ejercitarán por el Gobierno "con el propósito de racionalizar el aparato estatal, garantizar la eficiencia y la eficacia de la función administrativa y reducir el gasto público";

DECRETA:

TITULO I.

REGIMEN GENERAL

CAPITULO I.

NORMAS GENERALES APLICABLES A LAS REGULACIONES, PROCEDIMIENTOS Y TRAMITES ADMINISTRATIVOS

ARTICULO 1o. OBJETIVO GENERAL. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Las regulaciones, los procedimientos y los trámites administrativos tienen por finalidad garantizar los derechos de los ciudadanos y la racionalidad, eficacia y eficiencia de la Administración Pública, tanto en su funcionamiento interno como en su relación con los usuarios de sus servicios, así como la efectividad social e individual de las actividades de los administrados.

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ARTICULO 2o. PROHIBICIÓN DE EXIGIR REQUISITOS ADICIONALES A LOS CONTEMPLADOS O AUTORIZADOS EN LA LEY. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

La Administración Pública no podrá exigir permisos previos ni requisitos que no estén previstos taxativamente en la Ley o que no hayan sido autorizados expresamente por ésta. Las normas administrativas expedidas en violación a este precepto se tendrán por no escritas y generarán responsabilidad disciplinaria para el funcionario que las expida. Cualquier ciudadano podrá solicitar ante la autoridad que expidió el acto o ante su superior, la revocatoria del mismo.

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ARTICULO 3o. EFECTIVIDAD DE LOS DERECHOS DE LOS ADMINISTRADOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

La Administración Pública debe asegurar a todos sus usuarios la efectividad de sus derechos. Para tal efecto aplicará las regulaciones, procedimientos y trámites de la manera que resulte más favorable a la protección de los derechos de los administrados.

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ARTICULO 4o. RESPONSABILIDAD. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

La administración y el servidor público serán responsables por cualquier retardo grave e injustificado en relación con las actuaciones que deban surtirse respecto de los particulares, de conformidad con las normas disciplinarias.

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ARTICULO 5o. PRINCIPIO DE LA BUENA FE. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

De conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, la buena fe se presume en todas las actuaciones de los particulares ante la Administración Pública. No producirá efecto alguno la disposición administrativa que se expida fundada en la mala fe del ciudadano y hará disciplinariamente responsable al funcionario que la profiera.

Por virtud del principio de la buena fe, la carga de la prueba sobre la conducta del administrado corresponde al Estado y se tendrán por ciertas las afirmaciones que el ciudadano formule ante la administración, a menos que la ley establezca una formalidad probatoria.

PARAGRAFO. Lo dispuesto en el presente artículo no regirá en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones.

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ARTICULO 6o. IMPRORROGABILIDAD DE LOS PLAZOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Los plazos previstos en la ley y en sus reglamentos para cumplir una función administrativa o adoptar una decisión, son improrrogables y únicamente pueden ser suspendidos por fuerza mayor o caso fortuito.

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ARTICULO 7o. SEGUIMIENTO DE REGULACIONES, PROCEDIMIENTOS, TRÁMITES O REQUISITOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Las autoridades administrativas ejecutarán acciones concretas y permanentes dirigidas a evitar la creación de trámites o exigencias administrativas injustificadas o innecesariamente gravosas que creen obstáculos o dificultades para el ejercicio de derechos o actividades.

Anualmente y a más tardar el 31 de diciembre de cada año, las autoridades públicas evaluarán la eficacia de las regulaciones, trámites y procedimientos que regulan su actividad y presentarán un informe público al respecto, indicando los que en su criterio deban ser eliminados, así como las modificaciones que requieran los demás para preservar los principios de la función administrativa.

PARAGRAFO. El Departamento Administrativo de la Función Pública podrá solicitar los informes de los que habla el presente artículo para complementar el desarrollo de sus actividades.

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ARTICULO 8o. MEDIOS TECNOLOGICOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 26 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 26. Medios tecnológicos. Se autoriza a la Administración Pública el empleo de cualquier medio tecnológico o documento electrónico, que permita la realización de los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa, así como el establecimiento de condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en la materia tengan algunas entidades especializadas.

Toda persona podrá en su relación con la administración hacer uso de cualquier medio técnico o electrónico, para presentar peticiones, quejas o reclamaciones ante cualquier autoridad. Las entidades harán públicos los medios de que dispongan para permitir esta utilización.

Los mensajes electrónicos de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria será la otorgada en las disposiciones del capítulo VIII del título XIII, sección III Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente así como la fecha de recibo del documento.

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ARTICULO 9o. AMBITO DE APLICACION. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El presente decreto se aplicará a todos los organismos y entidades, públicos o privados, que ejerzan funciones públicas de carácter administrativo, de cualquier orden, de conformidad con lo establecido en la ley 489 de 1998.

CAPITULO II.

NORMAS DE ATENCION AL PUBLICO

  

DE LOS DERECHOS DE LAS PERSONAS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

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ARTICULO 10. DERECHOS BÁSICOS DE LAS PERSONAS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. <Decreto declarado INEXEQUIBLE> Las personas, en sus relaciones con la Administración Pública, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercitar directamente sin necesidad de apoderado:

1. A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a las peticiones, actuaciones, solicitudes o quejas que se propongan realizar y a llevarlas a cabo.

2. A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados y obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos.

3. A formular alegaciones y aportar documentos, los cuales deberán ser tenidos en cuenta por el servidor público responsable de adoptar la decisión. Siempre que el interesado pueda demostrar que por razones ajenas a su voluntad no le había sido posible allegar un documento relevante para la actuación, este podrá ser recibido por la autoridad administrativa, siempre que le sea entregado con anterioridad a la notificación de la decisión respectiva. En tal caso la autoridad administrativa velará porque se respete el derecho de defensa. En el evento contemplado en el presente numeral, los plazos de que trata el artículo 6o. se extenderán hasta en quince (15) días adicionales, por una sola vez.

4. A abstenerse de presentar documentos no exigidos por las normas aplicables a los procedimientos de que se trate.

5. Al acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos en la Constitución y las leyes.

6. A ser tratadas con respeto por las autoridades y servidores, los cuales deben facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.

7. A exigir la responsabilidad de la Administración Pública y del personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente.

8. A obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones, quejas o reclamaciones en los plazos establecidos para el efecto.

9. Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las leyes.

PARAGRAFO. Todas las entidades de la Administración Pública deberán compilar las regulaciones de que trata el numeral 1 del presente artículo. Esta información deberá ser actualizada permanentemente y publicada en medios impresos o electrónicos, que faciliten su acceso a través de redes de información. Las entidades de la Administración Pública dispondrán de seis (6) meses para hacer efectivo el mandato del presente parágrafo en cuanto la primera compilación.

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ARTICULO 11. ATENCION ESPECIAL A DISCAPACITADOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

De conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política, la administración dará prelación a la atención personal a los discapacitados. Dentro del año siguiente a la entrada en vigencia del presente decreto, cada entidad adecuará un lugar idóneo para su atención personal.

DE LA OBLIGACIÓN DE ATENDER AL PÚBLICO

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ARTICULO 12. DE LA OBLIGACION DE ATENDER AL PUBLICO.

Las entidades públicas no podrán cerrar el despacho al público hasta tanto hayan atendido a todos los usuarios que hubieran ingresado dentro del horario normal de atención, el cual deberá tener una duración mínima de ocho (8) horas diarias. Toda persona que desee presentar una petición, queja o reclamación dentro del horario de atención al público, tendrá derecho a ingresar a las instalaciones de la respectiva empresa o entidad.

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ARTICULO 13. ATENCION INTEGRAL. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 32 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 32. Atención integral. Para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos, los despachos públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se pueda realizar la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario. Su incumplimiento constituirá falta gravísima del representante de la entidad.

PARAGRAFO TRANSITORIO. El cumplimiento de esta obligación se realizará dentro de los tres (3) meses siguientes a la vigencia del presente decreto."

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ARTICULO 14. PROHIBICION DE RETENER DOCUMENTOS DE IDENTIDAD. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 18 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 18. Prohibición de retener documentos de identidad. Ninguna autoridad podrá retener la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, o la licencia de conducción de los administrados. Si se exige la identificación de una persona, ella cumplirá la obligación mediante la exhibición del citado documento. Queda prohibido retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada."

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ARTICULO 15. IDIOMA. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El idioma oficial de las actuaciones de la administración es el castellano. No obstante, y para proteger los derechos fundamentales de las personas, la administración proveerá lo necesario para que cualquier ciudadano, nacional o extranjero, que no pueda darse a entender en este idioma, pueda dirigirse y comunicarse con las autoridades.

Los particulares podrán utilizar otras lenguas en sus actuaciones ante la administración, siempre que la respectiva entidad disponga de la necesaria capacidad técnica y que ello redunde en un mejor cumplimiento de su labor.

Las lenguas y dialectos de los grupos étnicos podrán utilizarse en las actuaciones administrativas que se tramiten en sus territorios.

DE LA INFORMACIÓN AL PÚBLICO

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ARTICULO 16. INSTRUMENTOS DE INFORMACION AL PUBLICO. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

En toda entidad u organismo público o privado que cumpla funciones públicas o preste servicios públicos se debe informar al público acerca de los siguientes asuntos:

1. Normas básicas que determinan su competencia,

2. Funcionamiento de sus distintos órganos y servicios,

3. Regulaciones, procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones de los particulares, precisando de manera detallada los documentos que deben ser suministrados, así como las dependencias responsables y los plazos en que éstas deberán cumplir con las etapas previstas en cada caso,

4. Información estadística sobre la forma como en el último año se han atendido las actuaciones de que trata el numeral anterior, y

5. Localización de dependencias, horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que las personas puedan cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos ante ellas.

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ARTICULO 17. ENTREGA DE INFORMACION. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

La información de que trata el artículo anterior estará disponible en las oficinas de atención al público organizadas para el efecto, y a través de los mecanismos de difusión electrónica de que disponga la respectiva autoridad. En ningún caso se requerirá la presencia personal del interesado para obtener esta información, la cual podrá ser suministrada telefónicamente o enviada, si así se solicita, por correo a su costa, o por cualquier medio técnico o electrónico disponible que asegure su entrega expedita.

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ARTICULO 18. REMISIÓN GRATUITA DE FORMULARIOS PARA CUMPLIR OBLIGACIONES PERIÓDICAS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Todas las entidades públicas deberán habilitar los mecanismos necesarios para hacer llegar gratuitamente por una sola vez a las personas que los soliciten, los formularios que éstas deben diligenciar para cumplir con las obligaciones periódicas que la ley les impone frente a la administración. Los formularios podrán ser en forma impresa o electrónica y deberán ser remitidos a la dirección del interesado con suficiente antelación al vencimiento de la respectiva obligación. Lo anterior no obsta para que la entidad establezca mecanismos de distribución y venta de los respectivos formularios.

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ARTICULO 19. UTILIZACION DEL CORREO PARA EL ENVIO DE INFORMACION. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 25 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado.

En ningún caso se podrán inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo certificado.

Para los efectos de vencimiento de términos, se entenderá que el peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad pública en la fecha y hora en que la empresa de correo certificado expidió con fecha y hora, el respectivo recibo de envío.

Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre al cual se adhiera la estampilla postal requerida.

PARAGRAFO. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección del despacho público, esté correcta y claramente diligenciada."

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ARTICULO 20. INCORPORACION DE MEDIOS TECNICOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Copia de las leyes, de los actos administrativos de carácter general o de documentos de interés público, relativos a cada entidad, serán colocadas a disposición del público a través de medios electrónicos. Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento.

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ARTICULO 21. PUBLICIDAD DE LICITACIONES PUBLICAS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Las entidades pertenecientes a la Administración Pública únicamente anunciarán la apertura de procesos de contratación administrativa a través de su publicación en el Diario Oficial con prescindencia de cualquier otro medio de carácter editorial. Lo anterior sin perjuicio de las publicaciones que, sin causar erogación alguna al erario público, realicen los particulares para asegurar la amplia difusión de la información referida.

DE LA PRESENTACIÓN Y TRÁMITE DE PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS

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ARTICULO 22. PROHIBICION DE PRESENTACIONES PERSONALES. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 8 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 8. Prohibición de presentaciones personales. Prohíbese la exigencia de la presentación personal, en intervalos de tiempo inferiores a un (1) año, en todas las actuaciones frente a la Administración Pública. Tampoco podrá exigirse que el memorial o cualquier escrito que a ésta se dirija se remita previo reconocimiento o autenticación notarial o judicial, salvo en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones."

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ARTICULO 23. PROHIBICIÓN DE EXIGENCIA DE REQUISITOS PREVIAMENTE ACREDITADOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 14 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 14. Prohibición de exigencia de requisitos previamente acreditados. En relación con las actuaciones que deban efectuarse frente a la Administración Pública, prohíbese la exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida."

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ARTICULO 24. PROHIBICION DE EXIGENCIA DE PAGOS ANTERIORES. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 34 del decreto 2150 quedará así:

"Artículo 34. Prohibición de exigencia de pagos anteriores. En relación con los pagos que deben efectuarse frente a la Administración Pública, prohíbese la exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago.

Lo anterior sin perjuicio de las disposiciones que se ejerzan con base en las facultades de intervención en cabeza del Gobierno Nacional para evitar la desviación de recursos dentro del sistema de seguridad social integral, en desarrollo del artículo 48 de la Constitución Política."

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ARTICULO 25. DIRECTORIO DE AUTORIDADES PUBLICAS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Dentro del año siguiente a la entrada en vigencia del presente decreto, el Departamento Administrativo de la Función Pública editará un directorio de autoridades públicas, en el que se incorporará por lo menos la dirección física, la de correo electrónico, números telefónicos, fax, indicaciones básicas relativas al funcionamiento de sistema de atención al usuario, horarios de atención y demás datos relevantes. El Directorio será actualizado cada año, dentro de los tres primeros meses.

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ARTÍCULO 26. PRESENTACIÓN DE PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS POR MENORES DE EDAD. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Los menores de edad podrán presentar peticiones, quejas o reclamos en asuntos que se relacionen con su bienestar personal. Las mismas tendrán prelación en el turno sobre cualquier otra.

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ARTICULO 27. DE LOS ERRORES DE CITAS, DE ORTOGRAFÍA, DE MECANOGRAFÍA O DE ARITMÉTICA. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Ninguna entidad de la Administración Pública podrá devolver o inaceptar solicitudes o formularios por errores de citas, de ortografía, de mecanografía, de aritmética o similares, salvo que la utilización del idioma o de los resultados aritméticos resulte relevante para definir el fondo del asunto de que se trate y exista duda sobre el querer del administrado. Cualquier funcionario podrá corregir el error sin detener la actuación administrativa, procediendo en todo caso a dar aviso mediante correo certificado al interesado sobre la respectiva corrección.

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ARTICULO 28. DE LOS ERRORES EN LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Cuando los contribuyentes, responsables, agentes de retención, importadores y demás declarantes de los tributos, que en diligenciamiento de los formularios prescritos para el cumplimiento formal de las obligaciones tributarias y aduaneras, al igual que en los recibos de pago, incurran en errores que distorsionen las cuentas, se corregirá la información para que prevalezca la verdad real sobre la formal generada por el error.

La corrección se podrá realizar de oficio o a solicitud de parte, modificando la información en los sistemas que para el efecto maneje la entidad y ajustando los estados de cuenta correspondientes y los estados financieros de ésta.

Estas correcciones se tramitarán teniendo en cuenta elementos tales como: certificados de entidades recaudadoras o sistemas de registro para verificar nombre, razón social, NIT, o actas que ordenen correcciones masivas.

La presente norma se aplica en los casos que afecten únicamente los movimientos de la cuenta corriente. En todo caso, de la corrección efectuada se dará aviso mediante correo certificado al interesado.

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ARTICULO 29. PRESENTACIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECOMENDACIONES O RECLAMOS FUERA DE LA SEDE DE LA ENTIDAD. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Los interesados que residan en una ciudad diferente a la de la sede de la entidad u organismo al que se dirigen, pueden presentar sus peticiones, quejas, recomendaciones o reclamaciones a través de las dependencias regionales o seccionales de la respectiva entidad u organismo. Si ellas no existieren, podrán hacerlo a través de aquellas en quienes deleguen en aplicación del artículo 9 de la ley 489 de 1998, o haciendo uso de las personerías municipales. En todo caso, los respectivos escritos deberán ser remitidos a la autoridad administrativa correspondiente dentro de las 24 horas siguientes. En tal caso, se entenderá para todos los efectos legales que fue presentada ante la autoridad competente en la fecha de la presentación ante la personería.

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ARTICULO 30. QUEJAS, RECOMENDACIONES Y RECLAMACIONES VERBALES. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Si las quejas, recomendaciones, reclamaciones o peticiones fueren formuladas verbalmente ante cualquier funcionario de una entidad pública, el mismo dispondrá lo pertinente para dejar constancia escrita de las mismas y obtener la firma del interesado, si este así lo solicitare. En todo, caso el funcionario pertinente deberá informarle al interesado de la existencia de esta prerrogativa.

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ARTICULO 31. SISTEMA DE QUEJAS Y RECLAMACIONES. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Todas las entidades dispondrán de una oficina o mecanismo con el exclusivo propósito de recibir todo tipo de quejas, reclamaciones, recomendaciones y peticiones en general, tramitarlas y asegurarse de su oportuna respuesta. La oficina o mecanismo de quejas y reclamaciones deberá así mismo llevar un registro estadístico que permita medir la eficiencia de la entidad y de sus dependencias para atender las diferentes quejas, reclamaciones o peticiones presentadas.

Dicha dependencia o mecanismo tendrá una línea telefónica gratuita permanente a disposición de la ciudadanía para que a ella se reporte cualquier recomendación, denuncia o crítica relacionada con la función que desempeña o el servicio que presta. Las entidades territoriales dispondrán lo necesario para el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo.

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ARTICULO 32. OBLIGACION DE RESOLVER EN FORMA OPORTUNA. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

La entidad u organismo de la Administración Pública al resolver una petición, queja o reclamación, estará obligada a disponer, en una misma providencia, el cumplimiento de todos los trámites que debido a su competencia por su naturaleza le corresponde llevar a cabo para solucionar la situación planteada.

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ARTICULO 33. DERECHO DE TURNO. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Las autoridades que conozcan de peticiones, quejas, o reclamos, deberán respetar el orden de su presentación para efecto de llevar a cabo el trámite respectivo. Sólo por razones de orden público, el jefe de la entidad podrá modificar dicho orden dejando constancia en la actuación. En todo caso y mediante acto administrativo de carácter general, el jefe de la entidad podrá determinar categorías de asuntos que se considerarán de manera separada para efectos de la aplicación del derecho de turno.

En todas las entidades y dependencias públicas debe llevarse un registro de presentación de documentos en los cuales se debe dejar constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los administrados, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho registro será público.

El Gobierno dispondrá los elementos necesarios para el diseño y operación de sistemas de información que permitan garantizar el pleno cumplimiento de esta disposición, de tal forma que se pueda verificar el turno.

Lo dispuesto en este artículo no se aplicará a aquellas peticiones, quejas o reclamos que impliquen gasto.

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ARTICULO 34. IMPOSIBILIDAD DE DENEGAR DECISIONES O RESPUESTAS POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Las autoridades administrativas no pueden dejar de resolver, por deficiencia de las leyes, los asuntos que se les propongan en el ámbito de su competencia. En este caso acudirán a las normas de integración del derecho y, en su defecto, a las de la Constitución Política que definen los fines y objetivos del Estado en armonía con el principio de equidad.

DE LA AGILIZACIÓN DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

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ARTICULO 35. SOLICITUD OFICIOSA POR PARTE DE LAS ENTIDADES PUBLICAS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

EL artículo 16 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición ciudadana que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al ciudadano.

El envío por fax o por cualquier medio de transmisión electrónica proveniente de la entidad pública, de acuerdo con el registro publicado en el directorio de que trata el artículo 25, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate, sin que se requiera el envío del original, siempre que sea posible establecer la autenticidad del mismo.

PARAGRAFO. Las entidades de la Administración Pública a las que se les solicite información, darán prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor a diez (10) días, estableciendo sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades.

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ARTICULO 36. CERTIFICACION DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Las entidades de la administración pueden conectarse gratuitamente a los registros de los organismos encargados de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas. La lectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta.

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ARTICULO 37. SUPRESION DE LAS CUENTAS DE COBRO. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 19 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 19. Supresión de las cuentas de cobro. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos públicos, no se requerirá de la presentación de cuentas de cobro por parte del prestatario del servicio. La orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañado, si es del caso, de la manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción suscrita por el funcionario competente de la entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de la obligación contraída.

Las órdenes de compra de elementos o las de prestación de servicios que se encuentren acompañados de la oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán de la firma de aceptación del proponente."

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ARTICULO 38. AUTORIZACIONES GENERALES. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Las autoridades que tengan a su cargo el otorgamiento de licencias, permisos o autorizaciones que tengan el carácter de previos, estarán facultadas para expedir regímenes de autorización general, cuya observancia hará innecesaria la expedición de licencias o permisos individuales o particulares, salvo para aquellos asuntos relativos a la salubridad pública, el orden público y la seguridad ciudadana.

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ARTICULO 39. SOBRE LA SOLICITUD OFICIOSA POR PARTE DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Derógase el artículo 16 del decreto 2150 de 1995.

FORMA DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

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ARTICULO 40. SUPRESION DE DOBLES FIRMAS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 31 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 31. Supresión de dobles firmas. Con excepción de los actos de gobierno, ningún acto administrativo cuya competencia esté atribuida a ministro, director, superintendente, presidente, gerente, subdirectores de áreas técnicas y en general a algún funcionario del nivel directivo o ejecutivo, requerirá, para su expedición, de la firma de otro funcionario de la entidad respectiva."

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ARTICULO 41. PROHIBICION DE AUTENTICACION DE ACTO OFICIAL. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto, se prohíbe la autenticación notarial de los mismos. Se exceptúan de este principio los actos atinentes a la seguridad social.

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ARTICULO 42. IMPEDIMENTOS EN DECISIONES DE CUERPOS COLEGIADOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

Los impedimentos de miembros de cuerpos colegiados para adoptar una decisión no suspenden la actuación, a menos que se afecte el quorum para decidir.

DE LA CANCELACIÓN DE OBLIGACIONES

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ARTICULO 43. CANCELACION DE OBLIGACIONES A FAVOR DEL ESTADO. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 4 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 4. Cancelación de obligaciones a favor del Estado. La cancelación de obligaciones dinerarias, derechos y multas a favor de las entidades de la Administración Pública, podrá realizarse a través de cualquier medio de pago, incluyendo las transferencias electrónicas de fondos, abono en cuenta y sistemas de crédito mediante la utilización de tarjetas.

Para tal efecto, las entidades públicas deberán difundir las tablas y las tarifas que permitan a los particulares efectuar la liquidación y pago de tales obligaciones. En caso de que la entidad incumpla esta obligación, el particular podrá cancelarla en el mes siguiente a su vencimiento."

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ARTICULO 44. CUENTAS UNICAS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 7 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 7. Cuentas únicas. Con el objeto de poder hacer efectivo el pago de las obligaciones de los particulares para con la Administración, las entidades públicas abrirán cuentas únicas con cobertura en los lugares de prestación de sus servicios, en las entidades autorizadas para captar y colocar recursos provenientes de ahorro del público. Para tal efecto las entidades encargadas de la supervisión, inspección y vigilancia, velarán por la adecuada prestación de este servicio. El régimen tarifario para la prestación de estos servicios financieros se regirá por los principios de homogeneidad, equidad y eficiencia.

Los particulares podrán consignar el importe de sus obligaciones en cualquier oficina ubicada en el área de prestación de servicio. En tal caso, el pago se entenderá efectuado en la fecha en que se realice la consignación respectiva.

PARAGRAFO. Mediante actos administrativos de carácter general, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en relación con las entidades del orden nacional, las secretarías de hacienda departamentales distritales y municipales, en el ámbito de su competencia, determinarán las condiciones para el cumplimiento del precepto contenido en el presente artículo.

PARAGRAFO TRANSITORIO. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia del presente decreto, las entidades públicas que no dispongan de cuentas únicas, deberán proceder a su apertura y puesta en funcionamiento. La negligencia en el cumplimiento de esta obligación constituirá falta disciplinaria del representante legal de la entidad y del encargado de las funciones de tesorería de la misma."

DEL DESARROLLO DEL PRINCIPIO DE LA BUENA FE

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ARTICULO 45. PROHIBICION DE DECLARACIONES EXTRAJUICIO. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 10 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 10. Prohibición de declaraciones extrajuicio. En todas las actuaciones administrativas, suprímese como requisito las declaraciones extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier índole. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento. Cuando se requieran testigos para acreditar hechos ante una autoridad administrativa bastará la declaración que rindan los mismos bajo la gravedad del juramento, ante la misma autoridad, bien sea en declaración verbal o por escrito en documento aparte.

Del mismo modo, ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de declaraciones extrajuicio en las regulaciones que expidan.

PARAGRAFO. Lo dispuesto en el presente artículo no regirá en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones."

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ARTICULO 46. SUPRESION DE SELLOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 11 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 11. Supresión de sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos distintos de los títulos valores.

La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.

Prohíbese a los servidores públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por la Administración Pública. Igualmente queda prohibido a los Notarios Públicos proceder a sentar tales registros, así como a expedir certificaciones sobre los mismos."

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ARTICULO 47. SUPRESION DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. <Decreto declarado INEXEQUIBLE>

El artículo 1 del decreto 2150 de 1995 quedará así:

"Artículo 1. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. A las entidades de la Administración Pública les está prohibido exigir documentos originales, copias o fotocopias, autenticados o reconocidos notarial o judicialmente, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar salvo en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones.

Los documentos producidos por las autoridades administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. A este efecto, bastará con la simple copia o fotocopia del mismo aportada dentro de la actuación en la que se les requiera."

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Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.
"Leyes desde 1992 - Vigencia Expresa y Sentencias de Constitucionalidad"
ISSN [1657-6241 (En linea)]
Última actualización: 28 de julio de 2019

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